Jak wydawać paragony fiskalne i przechowywać ich kopię?

Z przymrużeniem oka można napisać, że życie użytkownika kasy rejestrującej kręci się wokół paragonów fiskalnych 😉 Wydawanie tych dokumentów klientom i przechowywanie kopii całej dokumentacji to jedne z głównych obowiązków, które towarzyszą prowadzeniu ewidencji. O jakich obowiązkach i zasadach trzeba wtedy pamiętać, aby rejestrować obrót zgodnie z polskimi przepisami?

Dlaczego paragony są tak ważne?

„Ważność” paragonu fiskalnego wynika z kilku powodów. Dokument tego typu na pewno potwierdza, że przedsiębiorca, który przy obsłudze osób fizycznych musi korzystać z kasy rejestrującej, prowadzi ewidencję zgodnie z prawem i odprowadza należne podatki do budżetu państwa. Znajdują się bowiem na nim konkretne informacje, które o tym świadczą. Omawiany tu dowód sprzedaży daje też zdecydowanie większą gwarancję, że asortyment oferowany przez daną firmę pochodzi z legalnego źródła i spełnia poszczególne normy. Ponadto, paragon fiskalny stanowi podstawę do skorzystania z prawa do zwrotu towaru oraz reklamacji produktu bądź usługi.

Warto podkreślić, że żadne okoliczności nie zwalniają podatnika z obowiązku wydania klientowi paragonu fiskalnego. Nabywca powinien otrzymać ten dokument w momencie zakupu towaru lub usługi.

Kopia elektroniczna lub papierowa

Polscy przedsiębiorcy, którzy korzystają z urządzeń rejestrujących, muszą nie tylko wystawiać i wydawać paragony fiskalne, ale też przechowywać kopie tych dowodów sprzedaży. Natomiast prawidłową archiwizację danych umożliwiają same kasy i drukarki. Trzeba jednak zdawać sobie sprawę z tego, że obecnie istnieją 2 formy przechowywania kopii paragonów: na zadrukowanych rolkach lub na karcie pamięci. A sposób archiwizowania tej dokumentacji jest związany z wyborem urządzenia fiskalnego. Innymi słowy, przedsiębiorca może zamówić kasę z kopią papierową lub elektroniczną. Co więcej, bez względu na podjętą decyzję, dokumentację należy przechowywać przez taki sam czas. Dla każdej kopii paragonu fiskalnego jest to 5 lat – licząc od końca roku obrachunkowego, w którym wystawiony został oryginał dowodu sprzedaży.

Cyfryzacja dokumentów fiskalnych

Krajowi podatnicy już dziś powinni liczyć się z tym, że w niedalekiej przyszłości dojdzie do zmian dotyczących prowadzenia ewidencji. Modyfikacje dotychczasowych obowiązków będą związane z ustanowieniem w Polsce systemu kas fiskalnych online. Rezultatem tych zmian ma być m.in. stopniowe wycofywanie z użytku urządzeń z papierową kopią paragonów. Co więcej, na rynku pojawią się nowe kasy rejestrujące, określane najczęściej jako modele online. Przy ich użyciu będzie można realizować i „wydawać” elektroniczne paragony dla klientów.

One Reply to “Jak wydawać paragony fiskalne i przechowywać ich kopię?”

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Wpisz odpowiedź *