Wykorzystywanie kasy fiskalnej przy obsłudze osób fizycznych (nieprowadzących działalności gospodarczej) i rolników ryczałtowych wymaga przestrzegania zasad prowadzenia ewidencji. Co ważne, o obowiązujących przepisach musi pamiętać nie tylko właściciel danego przedsiębiorstwa. Znajomość najważniejszych zasad prowadzenia ewidencji dotyczy także wszystkich pracowników firmy, którzy na co dzień korzystają z urządzenia rejestrującego sprzedaż.
Wymogi wynikające z Rozporządzenia MF w sprawie kas rejestrujących
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących to ten akt prawny, który w najbardziej szczegółowy sposób definiuje większość czynności wymaganych przy korzystaniu z urządzeń fiskalnych. Znajdziemy tam m.in. zasady dotyczące prowadzenia ewidencji sprzedaży, wystawiania paragonów (i innych dokumentów, np. raportów dobowych) czy wykonywania obowiązkowych przeglądów technicznych. Ponadto, to właśnie wspomniane Rozporządzenie MF obliguje podatnika (właściciela firmy) do zapoznania pracowników z zasadami prowadzenia ewidencji na kasie fiskalnej. Co ważne, trzeba to zrobić zanim konkretny członek personelu rozpocznie korzystanie z takiego urządzenia.
Jakie konkretnie zasady ewidencji musi znać pracownik firmy?
Konieczność zapoznania pracownika z zasadami prowadzenia ewidencji nie oznacza, rzecz jasna, że chodzi o wszystkie obowiązujące w Polsce przepisy fiskalne. Jakie regulacje prawne należy więc przedstawić osobom zatrudnionym w firmie, które obsługują klientów przy użyciu kasy lub drukarki rejestrującej? Za wystarczające można uznać zapoznanie każdego pracownika z załącznikiem nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. A znajdujące się tam informacje dotyczą przede wszystkim zasad rejestrowania wszystkich transakcji dokonywanych na rzecz klientów indywidualnych oraz wystawiania i wydawania paragonów fiskalnych. Ponadto, załącznik do Rozporządzenia MF przypomina o tym, co grozi za niedopilnowanie obowiązków – „kara grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe (zgodnie z art. 62 § 4 i § 5 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2021 r. poz. 408, z późn. zm.))”.
Trzeba też pamiętać o oświadczeniu podatnika i pracownika
Samo zapoznanie pracownika z zasadami prowadzenia ewidencji nie jest jeszcze wystarczające do tego, żeby dopełnić wszystkich formalności. Przepisy wymagają również, żeby osoba zatrudniona w firmie złożyła podatnikowi oświadczenie potwierdzające takie „szkolenie”. Wzór dokumentu dotyczącego zapoznania pracownika z informacją o zasadach ewidencji można znaleźć w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Co ważne, oświadczenie trzeba przygotować i podpisać w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Ponadto, należy to zrobić przed rozpoczęciem przez pracownika obsługi klientów przy użyciu urządzenia fiskalnego.
trudno mi powiedzieć, jak dokładnie wygląda „rola” takiego oświadczenia (jego zastosowanie, możliwość odwolania się do niego itd.), bo nigdy jak dotąd (tfu tfu) nie miałem problemu z pracownikiem, który „robił problemy na kasie”. niemniej uważam, że to nie głupia kwestia ponieważ nie za wszystko w pełni może odpowiadać przedsiębiorca, skoro nawet nie zawsze on obsługuje urządzenie fiskalne, nawet nie zawsze jest w firmie. a z drugiej strony niektózy pracownicy potrafią być zaznajomieni z zasadami ewidencji i co? i i tak robią swoje…